Privacy Policy

Denna policy anger standarder och grundläggande principer för hur Toshiba TEC Nordic AB (Toshiba) behandlar personuppgifter om dig som anställd eller som representant för företag eller organisation som har en kund-, återförsäljar- eller leverantörsrelation med Toshiba.

Toshiba respekterar din integritet och skyddar vederbörligen de personuppgifter vi behandlar om dig. Nedan beskriver vi hur vi samlar in, bearbetar och delar dina personuppgifter i enlighet med kraven i EUs dataskyddsförordning som gäller from och med den 25 maj 2018 (”GDPR”).

 

Syftet med behandling av din data

Toshiba kommer att samla in och behandla personuppgifter om dig endast som anställd eller som representant för ett företag eller organisation som har en kund inklusive potentiell kund-, återförsäljar- eller leverantörsrelation med Toshiba. Personuppgifter kan behandlas för flera olika ändamål beroende på vilken situation och vilken relation det företag eller organisation du representerar har med Toshiba.

 

Anställd eller representant hos våra kunder

Toshiba kommer att behandla dina personuppgifter när det är nödvändigt för att tillhandahålla eller ta emot information samt för utföra nuvarande och/eller kommande åtaganden mellan oss på Toshiba och företaget/organisationen som du representerar. 

Personuppgifter kommer att behandlas av Toshiba för hantering av ordrar, förfrågningar om varor och tjänster, för att utföra tjänster enligt avtal, för att kunna leverera varor och tjänster till kunder och för att granska kreditvärdighet vid inköp av varor och tjänster.

Dessutom kommer personuppgifter att behandlas för att möjliggöra drift och underhåll av system, för att möjliggöra finansiell rapportering och relaterade revisionsprocesser, för att möjliggöra marknadsföring och reklam av varor och tjänster, för att möjliggöra riskhantering, efterlevnadskontroller, juridiska och revisionsfunktioner, för att du som registrerad få tillgång till och granska din personliga information, uppdatera, rätta till, blockera eller radera dina personuppgifter där det är lämpligt, hantera nuvarande eller potentiella rättsliga tvister, hantera brottsärenden eller påståenden, skapa anonym statistik, uppfylla lagkrav, uppfylla andra bindande skyldigheter och rättigheter, att driva och hantera IT- och kommunikationssystem och för att möjliggöra datasäkerhet, datalagring och dokumenthantering.

Anställd eller representant hos våra återförsäljare

Toshiba kommer att behandla dina personuppgifter när det är nödvändigt för att tillhandahålla eller ta emot information samt för utföra nuvarande och/eller kommande åtaganden mellan oss på Toshiba och företaget som du representerar. 

Personuppgifter kommer att behandlas av Toshiba för hantering av ordrar, spårbar säljinformation, för att utbyta information inklusive indikatorer om produkter och tjänster och för att anordna seminarier, utbildningar och marknadsaktiviteter.

Dessutom kommer personuppgifter att behandlas för att möjliggöra drift och underhåll av system, för att möjliggöra finansiell rapportering och relaterade revisionsprocesser, för att möjliggöra marknadsföring och reklam av varor och tjänster, för att möjliggöra riskhantering, efterlevnadskontroller, juridiska och revisionsfunktioner, för att du som registrerad få tillgång till och granska din personliga information, uppdatera, rätta till, blockera eller radera dina personuppgifter där det är lämpligt, hantera nuvarande eller potentiella rättsliga tvister, hantera brottsärenden eller påståenden, skapa anonym statistik, uppfylla lagkrav, uppfylla andra bindande skyldigheter och rättigheter, att driva och hantera IT- och kommunikationssystem och för att möjliggöra datasäkerhet, datalagring och dokumenthantering.

 

Anställd eller representant hos leverantör

Toshiba kommer att behandla dina personuppgifter när det är nödvändigt för att tillhandahålla eller ta emot information samt för utföra nuvarande och/eller kommande åtaganden mellan oss på Toshiba och företaget som du representerar. 

Personuppgifter kommer att behandlas av Toshiba för hantering av ordrar, spårbar säljinformation, för att utbyta information inklusive indikatorer om produkter och tjänster och för att anordna seminarier, utbildningar och marknadsaktiviteter.

Dessutom kommer personuppgifter att behandlas för att möjliggöra drift och underhåll av system, för att möjliggöra finansiell rapportering och relaterade revisionsprocesser, för att möjliggöra marknadsföring och reklam av varor och tjänster, för att möjliggöra riskhantering, efterlevnadskontroller, juridiska och revisionsfunktioner, för att du som registrerad få tillgång till och granska din personliga information, uppdatera, rätta till, blockera eller radera dina personuppgifter där det är lämpligt, hantera nuvarande eller potentiella rättsliga tvister, hantera brottsärenden eller påståenden, skapa anonym statistik, uppfylla lagkrav, uppfylla andra bindande skyldigheter och rättigheter, att driva och hantera IT- och kommunikationssystem och för att möjliggöra datasäkerhet, datalagring och dokumenthantering.

Personuppgifter som hanteras

Toshiba kan behandla personuppgifter som härrör direct till dig som person, till exempel namn, titel/funktion, e-postadress, telefonnummer, kopia på körkort/ID-handling (inklusive personnummer som bevis för identitet), signatur, användarnamn, dialog och konversation samt minnesanteckningar.

Toshiba kan också samla in och bearbeta information om det företag/organisation som du representerar. Sådan information kan ibland klassificeras som indirekta personuppgifter relaterade till dig. Personuppgifterna samlas antingen in direkt från dig eller från externa källor såsom Bisnode, Soliditet eller liknande.

 

Vad är den rättsliga grunden för att hantera din persondata?

Toshiba behöver hantera personuppgifter om anställda och representanter för våra kunder, återförsäljare och leverantörer pga syftet som beskrivs ovan. Eftersom Toshiba bara behandlar personuppgifter om dig som yrkesutövande och begränsar behandlingen så mycket som möjligt är behandlingen ett legitimt intresse som Toshiba utför enligt artikel 6.1 f i GDPR. Detta innebär att Toshiba anser att det legitima intresset överväger integritetsintrånget som du utsätts för som ett resultat av hanteringen. I vissa fall är behandlingen av dina personuppgifter också ett rättsligt krav på grund av bestämmelser om exempelvis bokföring och penningtvätt. I sådana fall behandlas personuppgifter i enlighet med artikel 6.1.c i GDPR.

 

Mottagare av dina personuppgifter?

Dina personuppgifter kommer att användas av företag inom Toshiba-koncernen, dvs Toshiba TEC Corp och Toshiba TEC Germany Imaging Systems GmbH. Toshiba kommer också dela dina personuppgifter med leverantörer och samarbetspartners som utför tjänster å våra vägnar (se lista över underbiträden här). Syftet är att de ska tillhandahålla tjänster som logistik, konfiguration och lokala transporter, helpdesk och lokal service och support.

Om nödvändigt kan dina personuppgifter komma att överföras till länder utanför EU/EES såsom Japan, Australien och USA. Dessa länder kan ha en lägre skyddsnivå än inom EU/EES. Överföringen behövs för att ge teknisk support och säkerställa kontinuerlig produktutveckling och hög servicenivå. Vid överföring av personuppgifter till länder utanför EU/EES använder Toshiba därför standardavtalsklausuler godkända av Europeiska kommissionen för att säkerställa en tillräcklig skyddsnivå för dina personuppgifter.

Hur länge lagras dina personuppgifter?

Toshiba lagrar vanligtvis dina personuppgifter i 8 år efter din och/eller din arbetsgivares senaste interaktion med Toshiba pga bokföringsskäl.

Toshiba kan istället för att förstöra eller radera dina personuppgifter göra informationen anonym så att den inte kan kopplas till eller spåras till dig på något sätt.

Observera att olika lagringsperioder sätts för olika kategorier av personuppgifter och för olika ändamål.

 

Vad har du för rättigheter?

Om dina personuppgifter är felaktiga eller behöver uppdateras kan du när som helst begära att vi korrigerar eller uppdaterar personuppgifterna genom att kontakta oss som Personuppgiftsansvarig (se kontaktinformation nedan). Du kan också kontakta oss om du inte längre vill att vi handlar dina personuppgifter, om du föredrar att vi begränsar vår behandling på något sätt eller om du inte längre vill få information från oss. Vi tar därefter bort dina personuppgifter från våra system eller begränsar vår behandling av dina personuppgifter. Observera dock att en radering av dina personuppgifter eller en begränsning av vår behandling av dina personuppgifter kan innebära att vi inte kommer att kunna fortsätta vårt åtagande och engagemang. Dessutom kan du få en kopia av personuppgifterna som rör dig och information om vår behandling av sådana personuppgifter genom skriftligt meddela oss som Personuppgiftsansvarig. I sådana fall kommer vi att ge dina personuppgifter i vanligt dataformat.

 

Om du har några invändningar eller klagomål med hur vi behandlar dina personuppgifter har du rätt att anmäla detta till Dataskyddsinspektionen som är tillsynsmyndighet för vår behandling av personuppgifter.

Kontaktinformation

För förfrågningar eller mer information, kontakta oss på:

E-postadress: Privacy@toshibatec-tnd.com

Våra underbiträden

  • Toshiba TEC Corp
  • Toshiba TEC Germany Imaging Systems GmbH
  • Info Technology Supply Ltd UK
  • PaperCut Software International Pty Ltd
  • Nuance Communication Ireland Ltd
  • ECI Software Solution Ltd
  • Drivve GmbH&Co KG
  • Fujitsu
  • Sykes Sweden AB
  • MTAB
  • Hakonen
  • CGI
  • Nemo-Q International AB
  • Medius AB